Project Communications Management

1.Pentingnya Komunikasi yang baik
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan (ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya. Pada umumnya, komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain. Selain itu dalam kehidupan sehari-hari, komunikasi yang baik sangat penting untuk berinteraksi antar personal maupun antar masyarakat agar terjadi keserasian dan mencegah konflik dalam lingkungan masyarakat.Dalam hubungan bilateral antar negara diperlukan juga komunikasi yang baik agar hubungan tersebut dapat berjalan dengan baik dan lancar.

A. Proses Project Communications Management.

Ini Proses Komunikasi membantu Anda untuk melakukan Manajemen Komunikasi untuk tim Anda. Hal ini dilakukan dengan membawa Anda melalui Proses Komunikasi, langkah-demi-langkah.Jika Anda ingin menyimpan informasi orang yang tepat dengan informasi yang tepat, pada waktu yang tepat, maka proses ini akan membantu Anda.

Proses Komunikasi akan membantu Anda untuk:

Mengidentifikasi pesan yang perlu dikirim

Tentukan target audiens Anda untuk komunikasi

Tentukan format pesan Anda dan waktu

Draft pesan Anda dan persetujuan mendapatkan di mana diperlukan

Komunikasikan pesan Anda, melalui kegiatan komunikasi

Mengumpulkan umpan balik dan memperbaiki proses komunikasi Anda

Enam (6) proses utama dari project procurement management:

1. Planning purchases and acquisition

2. Planning contracting

3. Requesting seller responses

4. Selecting sellers

5. Administering the contract

6. Closing the contract

B. Rencana komunikasi.

Hal ini mengejutkan bagaimana beberapa proyek benar-benar memiliki rencana komunikasi yang menunjukkan pikiran apa pun. Sikap tampaknya bahwa kita hanya akan membuat orang informasi seperti yang kita pergi bersama. Di sisi lain, dalam survei staf, komunikasi yang benar di bagian atas keluhan masyarakat. Mungkin tim proyek adalah bagian dari masalah.

C. Isi rencana Communications Management.

Strategi Manajemen Komunikasi dapat mengambil sejumlah format termasuk produk yang berdiri sendiri atau bagian dari Dokumen Inisiasi Proyek (PID). Hal ini dapat peta dokumen, spreadsheet, atau pikiran serta entri dalam alat manajemen proyek. Para PRINCE2 Isi direkomendasikan Strategi Manajemen Komunikasi untuk sebuah proyek meliputi:

1. pendahuluan

2. Prosedur Komunikasi

3. Alat dan Teknik: Berisi alat komunikasi apapun yang akan digunakan

4. Catatan

5. Pelaporan

6. Waktu Kegiatan Komunikasi

7. Peran dan Tanggung Jawab

8. Analisis Stakeholder

9. Kebutuhan Informasi untuk masing-masing pihak yang berkepentingan

Ketika Strategi Manajemen Komunikasi selesai, memeriksa terhadap kriteria kualitas untuk memastikan lengkap dan benar. Kriteria meliputi:

Semua pemangku kepentingan telah diidentifikasi dan berkonsultasi untuk kebutuhan komunikasi mereka

Ada kesepakatan dari semua pemangku kepentingan tentang frekuensi, isi dan metode komunikasi

ebuah standar umum untuk komunikasi telah dianggap

Waktu, usaha dan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan komunikasi diidentifikasi telah diizinkan dalam Rencana Tahap

Formalitas dan frekuensi komunikasi adalah wajar untuk kepentingan proyek-proyek dan kompleksitas

D. DISTRIBUSI INFORMASI

Dilakukan mengingat pentingnya mendapatkan informasi proyek bagi orang yang tepat, pada waktu yang tepat dengan format yang padat informasi

Manajer proyek dan tim proyek harus dapat memutuskan cara terbaik untuk mendistribusikan informasi proyek

Isu penting dalam Distribusi Informasi:

Penggunaan teknologi

Cara formal atau informal

Penanganan informasi yang sangat penting agar dapat didistribusikan dengan efektif dan tepat waktu

Memilih media yang cocok untuk berkomunikasi

Pemahaman akan teknik komunikasi individual atau berkelompok

Teknik menyampaikan berita “buruk”

Pengaturan jumlah jalur komunikasi

E. Pelaporan Performance

Informasi yang terkandung didalamnya, antara lain :

Status reports, yang berisi tentang sejauh mana proyek sudah berjalan dalam kerangka ruang lingkup, waktu dan biaya. (Sudah berapa biaya yang digunakan, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah aktivitas, apakah pekerjaan sudah dilaksana sesuai rencana,dsb)l Progres reports menggambarkan sejauh mana tim proyek sudah menyelesaikan pekerjaannya. Biasanya berupa laporan rutin

Peramalan, berisi gambaran kecenderungan proyek akan berhasil atau tidak berdasarkan apa yang sudah dikerjakan sampai titik tertentu ketika proyek sudah berjalan ( Ingat EVM! )

F. Administrative Closure

Proyek atau fase, setelah baik mencapai tujuan atau sedang dihentikan untuk
alasan lain, membutuhkan penutupan. Penutupan Administrasi terdiri dari verifikasi dan mendokumentasikan hasil proyek untuk meresmikan penerimaan produk dari proyek oleh
sponsor, klien, atau pelanggan. Ini mencakup pengumpulan catatan proyek, memastikan bahwa mereka mencerminkan spesifikasi final, analisis keberhasilan proyek dan efektivitas, dan pengarsipan informasi untuk penggunaan masa depan. Penutupan kegiatan administratif tidak harus ditunda sampai penyelesaian proyek. Setiap tahap dari proyek harus benar tertutup untuk memastikan bahwa penting dan informasi yang berguna tidak hilang.

G. Mode penanganan konflik

Jika anda belum memiliki strategi, di bawah ini akan dibahas 5 pendekatan atau model penyelesaian konflik berdasarkan pendapat Dr. William Hendricks, yang dapat anda gunakan sesuai dengan kondisi konflik yang terjadi.
1. Model penyelesaian konflik dengan mempersatukan (Integrating)

2. Model penyelesaian konflik dengan kerelaan untuk membantu (obliging)

3. Model penyelesaian konflik dengan mendominasi (dominating).

4. Model penyelesaian konflik dengan menghindar (avoiding).

5. Model penyelesaian konflik dengan kompromis (compromising).

H. Penggunaan software dalam mendukung Project Communications.

• Menggunakan Software untuk Membantu Proyek Komunikasi
1) Ada banyak perangkat lunak untuk membantu dalam proyek komunikasi.
2) Hari ini lebih dari 37 persen orang berkomunikasi atau bekerja jarak jauh sedikitnya memerlukan paruh waktu.
3) Perangkat lunak manajemen proyek mencakup kemampuan baru untuk meningkatkan komunikasi Virtual.
4) Proyek tahun 2002 meliputi fitur edisi usaha untuk manajemen portofolio, manajemen sumber daya, dan kerjasama.

Referensi :

http://www.effective-communicating.com/importance-of-effective-communication.html

http://krisdianprabowo.blogspot.com/2014/01/9-project-human-resource-management.html